Factures d'acompte, avoirs et annulations en facturation électronique

Une facture électronique ne se modifie pas, elle se complète

Sur papier, on rééditait une facture erronée. En facturation électronique, une facture émise est transmise, horodatée et conservée telle quelle : on ne la modifie ni ne la supprime. Toute correction passe par un nouveau document qui la référence — une facture d'acompte avant, un avoir après. C'est aussi l'esprit de la piste d'audit fiable (CGI, art. 289, VII) : chaque étape laisse une trace.

La facture d'acompte

Pour une prestation de services, l'encaissement d'un acompte rend la TVA exigible et impose une facture d'acompte (CGI, art. 289, I-1, c). En facturation électronique, c'est une facture à part entière, typée « acompte » dans le fichier structuré, avec son propre numéro et sa propre transmission.

La facture définitive mentionne ensuite les acomptes déjà facturés et les déduit du net à payer : le client voit le total de la prestation, ce qu'il a déjà réglé, et ce qui reste dû. Le fichier Factur-X porte ces mêmes références, pour que la plateforme du client rapproche les documents.

L'avoir

• Quand : une remise accordée après coup, une erreur de montant ou de taux, une prestation finalement non due. L'avoir réduit ou annule la facture initiale ; il ne la fait pas disparaître.
• Comment : un avoir est une facture négative qui cite le numéro et la date de la facture qu'il corrige, avec le même taux de TVA. En facturation électronique, il est typé « avoir » et transmis comme une facture.
• Avoir total puis nouvelle facture : c'est la façon propre d'« annuler » une facture erronée. L'avoir efface la première, la nouvelle facture porte le bon contenu, et la piste d'audit relie les trois.

Le refus par le client, et les statuts

Avec la réforme, le client professionnel peut refuser une facture reçue sur sa plateforme, avec un motif. Ce refus est un statut du cycle de vie, transmis à votre plateforme : la facture n'est pas supprimée, elle est marquée refusée, et vous la corrigez par avoir et nouvelle facture. La plateforme du client peut aussi la rejeter avant même de la présenter, pour un défaut de forme.

Enfin, le statut encaissée ferme le cycle : c'est lui qui alimente la transmission des données de paiement (voir le guide Clients particuliers et clients étrangers : que transmet-on à l'administration ?).