Conditions générales d'utilisation et de vente

Article 1 — Objet

Les présentes conditions générales d'utilisation et de vente (ci-après les « CGU/CGV ») ont pour objet de définir les modalités et conditions d'utilisation du service de gestion (CRM, facturation, suivi d'activité) accessible à l'adresse en ligne exploitée par PONSOT CONSEIL GESTION (ci-après « l'Éditeur »), ainsi que les conditions tarifaires applicables.

Le Client — titulaire du compte, qui souscrit et qui paie — est soit un avocat en exercice, personne physique inscrite au tableau de l'ordre d'un barreau français, soit une société ou association d'exercice inscrite au tableau de l'ordre d'un barreau français : société d'exercice libéral sous toutes ses formes, société civile professionnelle, association d'avocats à responsabilité professionnelle individuelle, société pluri-professionnelle d'exercice.

Les Utilisateurs nommés sont les personnes physiques que le Client désigne, sous sa seule responsabilité. Ils n'ont pas à être avocats : collaborateurs, secrétaires, assistants, élèves-avocats et stagiaires peuvent se voir ouvrir un accès.

Le service est réservé aux avocats en exercice et à leurs structures d'exercice inscrites au tableau de l'ordre d'un barreau français, pour les besoins de leur activité professionnelle. Il n'est pas destiné aux consommateurs ni aux non-professionnels au sens de l'article liminaire du Code de la consommation, qui sont expressément exclus de son bénéfice.

Article 2 — Éditeur

PONSOT CONSEIL GESTION, SASU au capital de 2 000 €, RCS Aix-en-Provence 909 409 609, siège social Résidence Beausoleil Bâtiment C, 185 Avenue Henri Mauriat, 13100 Aix-en-Provence. Contact : contact@ponsotconseilgestion.com. Les mentions légales complètes sont disponibles en permanence sur le site.

Article 3 — Acceptation des CGU/CGV

L'acceptation des présentes CGU/CGV est matérialisée par le cochage d'une case dédiée lors de la création de compte. Cette acceptation est obligatoire et préalable à toute utilisation du service. L'horodatage de l'acceptation est conservé comme preuve.

Article 4 — Description du service

Le service permet à l'Utilisateur de :

• Gérer un annuaire de contacts et de clients professionnels ;
• Créer et suivre des missions, lettres de mission, courriers et actes ;
• Enregistrer les temps passés et les débours ;
• Émettre des factures électroniques conformes à la réglementation en vigueur ;
• Suivre l'activité du cabinet via un tableau de bord ;
• Inviter des collaborateurs avec des niveaux d'accès différenciés.

Les options fiscales de facturation sont des paramètres à la main du Client : celui-ci déclare s'il relève ou non de la franchise en base (article 293 B du CGI) et détermine le taux de TVA applicable à ses prestations, au niveau du cabinet comme au cas par cas, pour chaque client. Il peut ainsi, par exemple, facturer à 0 % un client établi dans un autre État membre de l'Union européenne lorsque la TVA française n'est pas applicable — cas général, sous réserve des exceptions telles que les prestations se rattachant à un immeuble situé en France. Ces options ne constituent pas un conseil (article 9). Si une situation n'est pas couverte par les options disponibles — par exemple la facturation d'une TVA étrangère, que le service ne permet pas dans sa version actuelle —, le Client contacte le service administratif à contact@ponsotconseilgestion.com afin de rechercher une solution ou, à défaut, recourt à une autre plateforme pour les factures concernées.

L'émission et la réception de factures électroniques supposent en outre l'accomplissement, dans l'application, d'un parcours en deux étapes : la vérification préalable du cabinet par l'Éditeur — dépôt de la pièce d'identité du représentant, de l'extrait Kbis ou de l'avis de situation SIRENE, et de l'attestation d'inscription au tableau de l'ordre — puis l'acceptation en ligne de l'accord formel de désignation de PONSOT CONSEIL GESTION en qualité de plateforme agréée (PA), document distinct d'une page dont le texte intégral est présenté au Client avant acceptation.

L'acceptation de l'accord de désignation est matérialisée par le cochage d'une case dédiée puis l'activation de la facturation électronique, laquelle vaut signature électronique : l'horodatage, l'identité et la qualité de l'acceptant, son adresse IP, la version du texte accepté et le numéro de mandat sont conservés comme preuve au journal d'enrôlement. Tant que la vérification n'est pas prononcée, l'accord accepté et le document généré, les fonctions d'émission demeurent fermées ; les brouillons, proforma et suivis restent accessibles.

Article 5 — Création et gestion du compte

L'inscription nécessite la fourniture d'informations exactes et à jour (e-mail professionnel, nom, prénom). Le mot de passe choisi doit respecter les règles de complexité affichées lors de la création. L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute activité effectuée sous son compte.

Il est fortement recommandé d'activer la double authentification (2FA) disponible dans les paramètres du compte. Tout incident de sécurité (perte de mot de passe, suspicion d'accès non autorisé) doit être signalé sans délai à contact@ponsotconseilgestion.com.

Article 6 — Obligations de l'Utilisateur

L'Utilisateur s'engage à :

• Utiliser le service conformément à sa destination professionnelle et au cadre légal applicable (notamment les règles déontologiques de sa profession, en particulier le secret professionnel) ;
• Ne pas partager ses identifiants et ne pas laisser une tierce personne utiliser son compte ;
• Ne pas tenter de porter atteinte à l'intégrité, la sécurité ou la disponibilité du service ;
• Respecter les droits des tiers, notamment les droits de propriété intellectuelle et le droit au respect de la vie privée des personnes dont les données sont enregistrées dans l'application ;
• Obtenir le consentement ou disposer d'une base légale valide pour le traitement des données personnelles qu'il saisit concernant ses propres clients ou contacts.

Article 7 — Propriété intellectuelle

L'ensemble des éléments composant le service (code source, interface, graphismes, logo, documentation) est la propriété exclusive de l'Éditeur et est protégé par les lois françaises et internationales relatives à la propriété intellectuelle. Les données saisies par l'Utilisateur restent sa propriété pleine et entière.

Article 8 — Niveaux de service : disponibilité, support, sauvegardes

L'Éditeur s'efforce d'assurer la disponibilité du service 24h/24 et 7j/7, sous réserve des opérations de maintenance ou d'éventuels incidents techniques indépendants de sa volonté. L'Éditeur pourra interrompre temporairement le service pour des raisons de maintenance, de mise à jour ou de sécurité, en s'efforçant d'en limiter la durée et l'impact.

Disponibilité. L'Éditeur poursuit un taux de disponibilité de 99,5 % en moyenne mensuelle, hors fenêtres de maintenance programmée, lesquelles sont notifiées au moins quarante-huit heures à l'avance et planifiées, autant que possible, en dehors des heures ouvrées. Cet engagement constitue une obligation de moyens renforcée ; il n'est assorti d'aucune pénalité.

Support. L'assistance est assurée par courriel les jours ouvrés, de 9 heures à 18 heures ; les demandes sont prises en compte sous quatre heures ouvrées. Les incidents affectant l'émission, la transmission ou la réception des factures sont traités en priorité ; le Client est informé sans délai injustifié de tout incident significatif et de sa résolution.

Sauvegardes et continuité. Les données font l'objet de sauvegardes quotidiennes chiffrées et de tests périodiques de restauration ; la plateforme est supervisée en continu ; les archives fiscales sont conservées sur un stockage verrouillé indépendant de l'environnement de production.

Article 9 — Limitation de responsabilité

L'Éditeur s'engage à apporter le soin et la diligence nécessaires à la fourniture d'un service de qualité conforme à l'état de l'art. Sa responsabilité ne saurait être engagée en cas de dommages indirects, de perte de données résultant d'une utilisation non conforme du service par l'Utilisateur, ou d'évènements de force majeure. L'Utilisateur demeure seul responsable de l'exactitude, de la licéité et de la sauvegarde des informations qu'il saisit, ainsi que du respect de ses obligations déontologiques et légales.

Paramètres fiscaux de facturation. Le Client est un cabinet d'avocats ou un avocat en exercice, professionnel du droit contractant pour les besoins de son activité (article 1) : il dispose de la compétence nécessaire pour apprécier son régime fiscal et la portée des options de facturation qu'il retient. Les choix de TVA et des modalités de facturation — franchise en base, taux applicable, exonérations, établissement stable au regard de la TVA, régime des encaissements ou des débits — relèvent de sa seule responsabilité ; il vérifie, pour chaque facture émise, la correcte application de la TVA et, en cas de doute, se rapproche de son expert-comptable ou de son conseil habituel. L'Éditeur ne fournit aucun conseil de nature juridique, fiscale ou comptable : les contrôles opérés par la plateforme portent sur la conformité technique des factures (format, présence et cohérence des mentions), non sur le bien-fondé des choix fiscaux. En aucun cas PONSOT CONSEIL GESTION ne pourra être tenue pour responsable d'une TVA mal facturée ou d'un taux erroné — par exemple une facturation à 0 % au lieu de 20 %, ou l'application d'une TVA française au lieu d'une TVA étrangère.

La responsabilité de l'Éditeur est limitée, tous sinistres confondus et par année civile, à une fois et demie (1,5) le montant annuel hors taxes des redevances effectivement réglées par le Client au titre de l'année civile concernée. Les dommages indirects sont exclus.

Cette limitation ne s'applique ni en cas de dol ou de faute lourde, ni en cas de dommage causé aux personnes. Pendant la période d'essai gratuit, le service étant fourni à titre gratuit, la responsabilité de l'Éditeur ne peut être engagée, hors les cas de dol, de faute lourde et de dommage causé aux personnes.

Article 10 — Données personnelles

Le traitement des données personnelles est régi par la politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes CGU. L'Utilisateur reconnaît en avoir pris connaissance.

Pour les traitements que l'Éditeur opère pour le compte du Client (données des clients du cabinet figurant sur les factures et flux associés), l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : l'accord de traitement des données à caractère personnel figure en annexe 1 des présentes, dont il fait partie intégrante. La liste des sous-traitants ultérieurs figure en annexe 2, cohérente avec la politique de confidentialité.

Article 11 — Conditions tarifaires (CGV)

11.1 — Tarifs

L'utilisation du service suppose la souscription d'un forfait cabinet, qui comprend un nombre déterminé de licences utilisateur :

• Forfait Standard : 9,90 € HT par mois, ou 100 € HT par an, une licence comprise ;
• Forfait Premium : 49,90 € HT par mois, ou 500 € HT par an, trois licences comprises, avec personnalisation des factures aux couleurs du cabinet ;
• Licence supplémentaire : 9,90 € HT par mois, ou 100 € HT par an, au-delà des licences comprises dans le forfait souscrit.

Ces prix s'entendent hors taxes : la taxe sur la valeur ajoutée au taux en vigueur, soit 20 % à ce jour, s'y ajoute. Le nombre de licences supplémentaires est facturé de manière strictement proportionnelle : il ne comporte ni palier, ni plafond, ni dégressivité.

Une licence autorise un utilisateur nommé, personne physique identifiée titulaire d'identifiants personnels. Le partage d'identifiants est interdit. L'ajout d'une licence en cours de période est facturé au prorata temporis jusqu'à l'échéance suivante ; son retrait prend effet à l'échéance suivante, sans remboursement de la période en cours.

11.2 — Essai gratuit de quatre-vingt-dix jours

La création d'un compte cabinet ouvre une période d'essai gratuit de quatre-vingt-dix (90) jours, de date à date, sans limitation du nombre de licences. Aucune information de paiement n'est exigée pendant cette période.

À l'issue de cette période, la poursuite de l'utilisation du service suppose la souscription d'un forfait aux tarifs publics en vigueur (article 11.1). L'essai ne se convertit jamais automatiquement en abonnement payant : le Client est averti de l'approche de l'échéance au moins trente (30) jours avant celle-ci et demeure libre, jusqu'au terme, de ne pas souscrire, sans formalité, pénalité ni indemnité.

En l'absence de souscription au terme de la période gratuite, le compte passe en lecture seule pendant trente jours : l'Utilisateur conserve l'accès à ses données et peut les exporter intégralement. Passé ce délai, les données peuvent être supprimées après notification préalable, sous réserve de celles dont la conservation est légalement obligatoire — notamment les factures émises et leur piste d'audit fiable, conservées dix ans, y compris lorsqu'elles ont été émises pendant la période gratuite.

11.3 — Gel du prix, indexation et évolution du barème

Le prix applicable est figé pendant douze mois, de date à date, à compter de la prise d'effet de l'abonnement ou de son dernier renouvellement. À chaque renouvellement, le prix est indexé sur la variation de l'indice Syntec selon la formule P(t) = P(t−1) × S(t) / S(t−1), l'indexation jouant dans les deux sens. L'indice retenu à chaque échéance est conservé et communicable à l'Utilisateur.

L'indexation ne peut en aucun cas porter le prix en deçà du tarif catalogue applicable à l'abonnement lors de sa souscription, lequel constitue un prix plancher.

En cas de disparition de l'indice Syntec, et à défaut d'accord des Parties sur un indice de remplacement dans un délai de trente jours, celui-ci est désigné par le président du tribunal judiciaire d'Aix-en-Provence, saisi à la requête de la Partie la plus diligente.

Toute évolution du barème excédant cette indexation est portée à la connaissance du Client au moins 60 jours avant l'échéance. À défaut d'acceptation, le Client peut résilier sans pénalité ni indemnité avant le renouvellement.

11.4 — Paiement

Facturation terme à échoir. Le paiement est effectué par prélèvement automatique via le prestataire Stripe, sur une page de paiement hébergée par ce dernier : aucune donnée de carte bancaire ne transite par la Plateforme ni n'y est conservée.

Les prestations de personnalisation excédant celles comprises dans le forfait souscrit — modèles d'actes sur mesure, développements spécifiques, reprise de données — ainsi que les modules complémentaires font l'objet d'un devis accepté préalablement. Ils sont souscrits pour une période d'engagement d'un (1) an, renouvelée tacitement par périodes d'un an, sauf dénonciation par l'une des parties au moins trente (30) jours avant l'échéance. La personnalisation des factures aux couleurs du cabinet comprise dans le forfait Premium n'y est pas soumise.

Toute somme non réglée à son échéance porte intérêt de plein droit, sans qu'un rappel soit nécessaire, à un taux égal à celui appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage. Le Client est en outre redevable d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante euros (40 €), sans préjudice de l'indemnisation complémentaire des frais réellement exposés.

11.5 — Durée, renouvellement et résiliation de l'abonnement

L'abonnement est souscrit pour une période mensuelle ou annuelle, selon la formule retenue. Il est reconduit tacitement pour des périodes successives de même durée.

Le Client peut résilier son abonnement à tout moment depuis son espace personnel ou depuis le portail de paiement. La résiliation prend effet au terme de la période en cours, sans remboursement, même partiel, de celle-ci. L'accès au service est maintenu jusqu'à ce terme.

L'Éditeur peut résilier l'abonnement moyennant un préavis de trois mois, sans préjudice de ses facultés de suspension et de résiliation pour manquement.

Lorsque la résiliation est demandée aux fins de changement de fournisseur de services de traitement de données, le préavis exigé du Client n'excède en aucun cas deux mois, conformément au règlement (UE) 2023/2854.

11.6 — Défaut de paiement

À défaut de paiement d'une échéance à son terme, l'Éditeur procède d'abord à des relances automatiques (trois tentatives de prélèvement). Ces relances demeurées sans effet, l'Éditeur adresse à l'Utilisateur une mise en demeure par courrier électronique. À défaut de règlement dans un délai de huit jours à compter de cette mise en demeure, l'accès en écriture et l'émission de factures sont suspendus. L'accès est rétabli dès la régularisation intégrale, sans frais de réactivation.

La suspension n'affecte en aucun cas la réception des factures électroniques adressées à l'Utilisateur, l'archivage à valeur probante de ses factures, ni la transmission des flux qu'il a déjà déposés. Ces fonctions relèvent d'obligations réglementaires de l'Éditeur envers l'administration et envers les tiers émetteurs, indépendantes de la relation commerciale. La consultation et l'export des données demeurent également ouverts pendant la suspension.

11.7 — Résiliation

L'Utilisateur peut résilier son abonnement à tout moment depuis son espace personnel ou par demande écrite à contact@ponsotconseilgestion.com. L'Éditeur se réserve le droit de suspendre ou de résilier le compte en cas de manquement grave aux présentes conditions — notamment atteinte à la sécurité du service, partage d'identifiants, ou perte non déclarée par le Client de son inscription au tableau de l'ordre — après notification par e-mail et mise en demeure préalable restée sans effet pendant 15 jours.

Il est expressément précisé que l'inscription au tableau est exigée du Client et de la personne physique qui l'engage, et non des Utilisateurs nommés qu'il désigne. Le Client peut librement ouvrir des accès à ses collaborateurs, secrétaires, assistants, élèves-avocats et stagiaires, sous sa responsabilité.

Article 12 — Modification des CGU/CGV

L'Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU/CGV pour les adapter à l'évolution du service ou de la réglementation. Toute modification substantielle sera notifiée à l'Utilisateur par e-mail ou par un message affiché dans l'application au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

Article 13 — Sensibilisation à la sécurité de l'information

La sécurité de l'information est une responsabilité partagée. À ce titre, et conformément à la mesure A.6.3 de la norme ISO/IEC 27001:2022, l'Éditeur met à la disposition des Utilisateurs une charte de sensibilisation à la sécurité de l'information rappelant les bonnes pratiques essentielles :

• l'usage de mots de passe robustes et distincts, complétés par la double authentification ;
• le verrouillage systématique de la session en cas d'absence du poste de travail ;
• la vigilance face aux tentatives d'hameçonnage (phishing) et aux pièces jointes suspectes ;
• le signalement sans délai de tout incident ou suspicion d'incident de sécurité à contact@ponsotconseilgestion.com.

L'Utilisateur est invité à en prendre connaissance et à en appliquer les recommandations : télécharger la charte de sensibilisation à la sécurité (PDF).

Article 14 — Assistance à la rédaction par intelligence artificielle

Le service propose une assistance à la rédaction reposant sur un modèle de langage : objets de mission, articles de lettres de mission, corps de courriers et qualification de certaines informations saisies.

Sous-traitant et localisation. Le prestataire est Mistral AI SAS, société française, sollicitée sur son point d'accès régional européen : les données transmises sont traitées dans des centres de données situés dans l'Union européenne. La recherche du site web public d'un cabinet, lors de l'enrôlement, est opérée par Staan (European Search Perspective, Paris), dont l'infrastructure est hébergée en France. Ces sous-traitants figurent à la politique de confidentialité.

Garanties. Les données transmises ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles. L'option de conservation nulle des données (Zero Data Retention) est active : ni les demandes ni les textes produits ne sont conservés au-delà du temps nécessaire à la génération de la réponse.

Périmètre. Seuls les éléments du dossier sont transmis : identité du client, qualité du représentant, domaine d'activité et contexte librement saisi par l'Utilisateur. Aucune donnée de facturation — facture, encaissement, montant facturé, fichier Factur-X — n'est transmise au modèle, cette séparation étant vérifiée automatiquement à chaque modification du logiciel.

Responsabilité. Les textes produits constituent des projets destinés à être relus, corrigés et validés par l'Utilisateur. L'Éditeur ne garantit ni leur exactitude juridique ni leur adéquation à une situation particulière. Conformément à l'article 9, l'Utilisateur demeure seul responsable du contenu qu'il diffuse et du respect de ses obligations déontologiques, notamment du secret professionnel. Il lui appartient de ne pas saisir, dans le champ de contexte libre, d'éléments qu'il ne souhaiterait pas voir transmis à un sous-traitant.

Article 15 — Portabilité et changement de fournisseur

Le Client peut à tout moment, et non seulement au terme du contrat, obtenir la restitution de ses données : factures dans leurs formats d'origine, statuts de cycle de vie, journaux de piste d'audit et preuves d'archivage, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Le préavis exigé du Client pour engager un changement de fournisseur n'excède pas deux mois. À compter de la résiliation, une période de transition de trente jours s'ouvre, pendant laquelle le service est maintenu et l'Éditeur assiste activement le Client dans la migration vers le fournisseur d'accueil. Cette période est prolongée lorsqu'une impossibilité technique dûment justifiée le commande.

Aucun frais n'est facturé par l'Éditeur au titre du changement de fournisseur, de l'extraction ou du transfert des données. Il est rappelé que la facturation de tels frais est prohibée à compter du 12 janvier 2027.

L'Éditeur s'interdit toute entrave contractuelle, technique, commerciale ou tarifaire au changement de fournisseur. Aucun droit de propriété intellectuelle ne peut être opposé à la restitution des données du Client.

Article 16 — Hiérarchie des documents contractuels

En cas de contradiction entre les documents contractuels, prévalent dans l'ordre suivant : l'accord formel de désignation de PONSOT CONSEIL GESTION en qualité de plateforme agréée (PA), accepté en ligne par le Client ; le devis accepté par le Client, le cas échéant ; les présentes conditions générales d'utilisation et de vente et leurs annexes 1 et 2 ; la documentation technique.

Article 17 — Inscription au tableau, audit des licences

L'inscription du Client au tableau de l'ordre d'un barreau français constitue une condition essentielle et déterminante du consentement de l'Éditeur, sans laquelle celui-ci n'aurait pas contracté. Le Client déclare en disposer et s'oblige à déclarer sans délai toute radiation, omission, retrait du tableau ou cessation d'activité, qu'elle affecte le Client lui-même ou la personne physique qui l'engage. L'Éditeur procède à une vérification annuelle.

En cas de fausse déclaration, ou de perte non déclarée de cette inscription, le contrat est résolu de plein droit, sans mise en demeure préalable, l'Éditeur se réservant d'en constater la résolution par simple notification. Les redevances de la période annuelle en cours demeurent acquises à l'Éditeur, dans la limite de douze mois d'abonnement, à titre d'indemnisation forfaitaire du préjudice, conformément à l'article 1231-5 du Code civil. L'Éditeur se réserve d'informer le bâtonnier compétent, l'usurpation du titre d'avocat étant réprimée par l'article 433-17 du Code pénal.

Audit des licences. L'Éditeur peut vérifier, au plus une fois par an et moyennant un préavis de trente jours, la concordance entre le nombre de licences souscrites et le nombre d'Utilisateurs nommés effectivement actifs. Tout écart donne lieu à régularisation rétroactive au tarif en vigueur sur la période concernée.

Article 18 — Secret professionnel

Les Parties reconnaissent que les données confiées peuvent être couvertes par le secret professionnel de l'avocat (article 66-5 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971).

L'Éditeur s'engage à des mesures de confidentialité renforcées : habilitations restreintes et tracées, chiffrement en transit et au repos, sensibilisation de ses personnels, interdiction d'exploiter les contenus à d'autres fins que l'exécution des services. Les données transmises à l'administration fiscale sont limitées aux seules données requises par la réglementation. Les factures et leurs données ne transitent par aucun prestataire tiers : l'Éditeur opère son propre point d'accès au réseau d'interopérabilité.

Cloisonnement par mission. Le service permet de restreindre l'accès à un dossier aux seuls Utilisateurs nommés que le Client y autorise, ce qui lui permet de satisfaire à la gestion des conflits d'intérêts et au besoin d'en connaître.

Article 19 — Définitions

Le terme « licence » désigne un droit d'accès nominatif au service, ouvert à un Utilisateur nommé pour la durée de l'abonnement. Il n'emporte aucune cession ni concession de droit de propriété intellectuelle sur le logiciel, lequel demeure la propriété exclusive de l'Éditeur, et ne confère aucun droit de reproduction, de modification ou de revente.

Article 20 — Droit applicable et juridiction

Les présentes CGU/CGV sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable. À défaut, les tribunaux du ressort du siège social de l'Éditeur, soit Aix-en-Provence, seront seuls compétents.

Annexe 1 — Accord de traitement des données à caractère personnel

(article 28 du règlement (UE) 2016/679 — RGPD)

1. Objet et rôles. Le présent accord régit les traitements de données à caractère personnel que l'Éditeur opère pour le compte du Client au titre des présentes CGU/CGV et de l'accord de désignation de plateforme agréée. Pour ces traitements, le Client est responsable de traitement et l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant. L'Éditeur demeure responsable de traitement pour ses traitements propres (gestion des comptes utilisateurs, journaux techniques, facturation de ses services).

2. Description des traitements. Finalités : émission, transmission et réception des factures électroniques ; gestion du cycle de vie et des statuts ; transmission à l'administration fiscale des données de facturation, de transactions et de paiement (e-reporting) ; gestion de l'inscription du Client à l'annuaire central ; archivage à valeur probante ; assistance à la rédaction par modèle de langage, sollicitée à l'initiative de l'Utilisateur, à laquelle sont transmis l'identité du client du cabinet et le contexte de rédaction saisi, à l'exclusion de toute donnée de facturation. Personnes concernées : clients du cabinet et leurs représentants, personnels du cabinet utilisateurs de la plateforme. Catégories de données : données d'identification, de facturation et de paiement (identités, adresses, prestations, montants), pouvant être couvertes par le secret professionnel de l'avocat. Durée : durée du contrat, puis conservation légale dans les conditions du point 9.

3. Instructions. L'Éditeur traite les données uniquement sur instruction documentée du Client, telle qu'elle résulte des présentes et de l'utilisation des fonctionnalités de la plateforme, sauf obligation prévue par le droit de l'Union ou le droit français — auquel cas l'Éditeur en informe le Client avant le traitement, sauf interdiction légale. L'Éditeur informe le Client si une instruction lui paraît constituer une violation de la réglementation applicable.

4. Confidentialité du personnel. L'Éditeur garantit que les personnes autorisées à traiter les données sont tenues à une obligation de confidentialité et reçoivent la sensibilisation nécessaire ; les habilitations sont limitées au besoin d'en connaître et tracées.

5. Sécurité. L'Éditeur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles requises par l'article 32 du RGPD, au sein de son système de management de la sécurité de l'information certifié ISO/IEC 27001 : hébergement exclusif en France sur infrastructure qualifiée SecNumCloud, chiffrement des données en transit et au repos, cloisonnement strict des données de chaque cabinet, journalisation inaltérable, archivage des factures sur stockage à verrouillage d'objets, supervision et contrôles d'intégrité.

6. Sous-traitants ultérieurs. Le Client autorise de manière générale le recours aux sous-traitants ultérieurs figurant sur la liste tenue à jour par l'Éditeur (annexe 2). L'Éditeur informe le Client, préalablement, de tout ajout ou remplacement envisagé et lui laisse un délai de quinze jours pour formuler des objections légitimes. L'Éditeur impose contractuellement à chaque sous-traitant ultérieur des obligations équivalentes à celles du présent accord et demeure pleinement responsable de leur fait.

7. Assistance. Compte tenu de la nature du traitement, l'Éditeur assiste le Client par des mesures techniques et organisationnelles appropriées : réponse aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées, sécurité du traitement, notification des violations, analyses d'impact et consultations préalables. Toute demande d'une personne concernée reçue directement par l'Éditeur est transmise au Client sans délai injustifié.

8. Violations de données. L'Éditeur notifie au Client toute violation de données à caractère personnel le concernant sans délai injustifié après en avoir pris connaissance, en fournissant les informations utiles à l'exécution des obligations du Client au titre des articles 33 et 34 du RGPD.

9. Sort des données. Au terme du contrat, l'Éditeur restitue au Client les données dans un format structuré et couramment utilisé, puis supprime les copies existantes, à l'exception des données dont la conservation est requise par le droit de l'Union ou le droit français — notamment les factures et leur piste d'audit, conservées dix années sur stockage verrouillé en application de l'article 17, paragraphe 3, point b), du RGPD. La continuité d'accès du Client à ces archives légales est assurée dans les conditions prévues par les règles de migration entre plateformes agréées.

10. Localisation. Les données sont hébergées et traitées exclusivement au sein de l'Union européenne. L'hébergement applicatif et les bases de données sont situés en France, sur une infrastructure qualifiée SecNumCloud. L'acheminement des courriels transactionnels, l'assistance à la rédaction et l'encaissement des abonnements sont opérés au sein de l'Union européenne, dans les conditions détaillées à l'annexe 2. Aucun appel serveur de l'application ne sort de l'Union européenne.

11. Documentation et audit. L'Éditeur met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect du présent accord, dont son certificat ISO/IEC 27001. Le Client peut faire réaliser, au plus une fois par an, moyennant un préavis de trente jours et à ses frais, un audit par lui-même ou par un tiers mandaté non concurrent de l'Éditeur, pendant les heures ouvrées et sans perturbation des services.

Annexe 2 — Liste des sous-traitants ultérieurs

Sous-traitants ultérieurs au sens du point 6 de l'annexe 1, au jour de la présente version. Cette liste est cohérente avec le tableau de la politique de confidentialité, tenu à jour par l'Éditeur ; tout ajout ou remplacement est notifié au Client dans les conditions du point 6 de l'annexe 1.

• Scalingo SAS (France) — hébergement de la plateforme de production, bases de données PostgreSQL et cache Redis managés, sur une région exploitée sur infrastructure qualifiée SecNumCloud (3DS Outscale, France) ; accès aux données de facturation en qualité d'hébergeur.
• Brevo SAS (France) — acheminement des courriels transactionnels de notification ; aucune facture jointe aux courriels.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlande, Union européenne) — encaissement de l'abonnement du Client : page de paiement hébergée, portail de facturation et conservation du moyen de paiement. Aucune donnée de carte bancaire ne transite par la plateforme ni n'y est conservée, et aucune donnée de facturation du Client envers ses propres clients n'est transmise à ce prestataire.
• Pappers (France) — enrichissement automatique des fiches de contact à partir du registre du commerce et des sociétés ; seules des données professionnelles publiques sont traitées ; aucune donnée de facturation transmise.
• Mistral AI SAS (France) — assistance à la rédaction par modèle de langage, sollicitée sur le point d'accès régional européen ; traitement dans des centres de données situés dans l'Union européenne ; conservation nulle des données (Zero Data Retention) active ; aucune donnée de facturation transmise.
• Staan — Qwant SAS / European Search Perspective (Paris) — recherche du site web public d'un cabinet lors de l'enrôlement ; infrastructure hébergée en France ; seules la dénomination du cabinet et l'identité de son représentant légal sont transmises.
• Sentry (Functional Software, Inc. — stockage en Union européenne) — supervision des erreurs applicatives ; données expurgées de tout contenu de facturation.