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Conserver et archiver ses factures : combien de temps, sous quelle forme ?

Six ans, dix ans, parfois plus ; sous forme électronique, dans le format d'origine, lisible et intègre ; en France ou dans l'Union. Ce qu'on oublie souvent.

Combien de temps

  • Six ans au titre du droit fiscal, à compter de la date de la facture ou de la dernière opération mentionnée sur le document (LPF, art. L. 102 B).
  • Dix ans au titre du droit commercial pour les pièces justificatives de la comptabilité (C. com., art. L. 123-22), ce qui inclut les factures émises et reçues.
  • Plus longtemps si un litige l'exige : la prescription de l'action en paiement des honoraires et celle de la responsabilité professionnelle peuvent justifier de garder les factures et leurs justificatifs au-delà.

Sous quelle forme

Une facture électronique se conserve sous forme électronique, dans son format d'origine : le fichier structuré et son PDF (Factur-X), tels qu'émis ou reçus. Une impression papier n'en est pas l'original. À l'inverse, une facture reçue sur papier peut être numérisée et conservée sous forme électronique, sous conditions.

Pendant toute la durée de conservation, la facture doit rester authentique, intègre et lisible (CGI, art. 289, VII) : on doit pouvoir prouver qui l'a émise, qu'elle n'a pas été modifiée, et la lire. Le format PDF/A-3 de Factur-X est conçu pour cette lisibilité dans le temps ; la piste d'audit fiable documente le reste.

Où

Les factures électroniques peuvent être conservées en France ou dans un autre État membre de l'Union, à condition que l'administration puisse y accéder en ligne sans délai ; une conservation hors de l'Union suppose une convention d'assistance et une déclaration préalable. Pour un avocat, le secret professionnel ajoute sa propre exigence sur le lieu et l'accès.

Ce qu'on oublie souvent

  • Les factures reçues relèvent des mêmes règles que les factures émises, et la réception électronique commence en septembre 2026 : elles ne sont plus dans votre boîte de courriel.
  • Les justificatifs qui fondent la facture — relevés de temps, notes de frais, débours — suivent la facture : sans eux, elle se justifie mal.
  • La fin du contrat avec la plateforme : la conservation doit survivre à la résiliation. Avant de signer, demandez comment vous récupérez tout.

Avec PONSOT CONSEIL GESTION

Les factures, leurs fichiers Factur-X et les données qui les fondent (prestations, copies figées, encaissements, journaux) sont conservés en base de données hébergée en France, sans limitation de durée et au minimum pendant les délais légaux, et restituables à tout moment par l'export intégral. Le détail est public, sur la page Piste d'audit fiable, section « Conservation et lisibilité ».